Flash people : Michèle, Coordinatrice congrès

Le mois prochain, je fêterai déjà ma 8^ème année chez divine [id] ! Et oui le temps a passé très vite depuis mon tout 1^er congrès, et non des moindres, CACVS 2008, la toute 1^ère édition que nous avons organisée… (Très effrayant d’être au desk face à une queue de dizaines de participants « impatients »).

En fait, j’ai commencé par la gestion des inscriptions et maintenant je suis responsable hébergement et inscriptions en tant que coordinatrice congrès. Je m’occupe donc surtout des roomings, c'est à dire des listings qui peuvent aller de 5 à 100 participants. Bien entendu, ces listes changent sans arrêt et je les reçois parfois à la dernière minute. Pas toujours facile de rester zen en toutes circonstances mais on essaie… Il faut également faire preuve de rigueur pour assurer le suivi et s’assurer que personne ne soit oublié. Et j’ai aussi la difficile tâche d’encadrer les stagiaires ou assistantes qui m’aident à gérer les désidérata de nos chers participants à toutes nos manifestations (je viens avec mon chien, mes enfants, ma femme, ma maitresse, il me faut une chambre non fumeur, une baignoire, un lit double pour moi tout seul, et j’en passe…).

Le plus important au niveau de l’hébergement c’est surtout la gestion des contingents en étroite collaboration avec les hôteliers. Il faut parfois naviguer à vue car les réservations se font de plus en plus à la dernière minute, les conditions de vente ne sont pas toujours flexibles et les sommes en jeu sont affolantes.

A côté de cela, je gère aussi l’administration de la société et notamment la comptabilité. Cela représente un assez gros volume qui n’a cessé d’augmenter depuis mon arrivée. Beaucoup de travail donc, surtout à l’approche du bilan annuel, mais cela veut aussi dire que notre activité n’a cessé de croître au fil des ans, ce qui est très positif !

« Last, but not least », vous me retrouvez souvent également sur place, à l’accueil. Au-delà de pouvoir vérifier que « tout le monde ait bien son inscription et sa chambre » (et de rappeler à l’ordre les resquilleurs...), cela me fait très plaisir de retrouver les mêmes participants d’année en d’année. Et cela constitue un très bon entraînement pour la mémoire que de retenir tous ces noms... Sans compter que certaines destinations sont très agréables et qu’une fois le congrès terminé, je peux enfin profiter de la ville d’accueil.
Alors, si vous souhaitez inscrire et/ou réserver des chambres pour un groupe, n’hésitez pas à me contacter; nous vous garantissons le meilleur suivi et nous nous efforcerons d’être le plus flexible possible ! Contact

Next month, I will celebrate my eighth year with divine [id]! My first event, among many significant events, was the CACVS Congress 2008. This was the first edition that we organized. How time flies! It was very scary to be at the desk in front of a queue of a dozen eager attendees!

In fact, I started in registration management and now I am manager of accommodation and registration, as congress coordinator. My main job here is the " rooming ", management, listings for between 5 to 100 attendees. Of course, those listings change nonstop and I receive updates at the last minute. It is not always easy to keep my cool in all circumstances, but I try! I must also be sure to follow-up and to verify that no one is forgotten. And I have the delicate task of supervising the young trainees and assistants who help me to manage the dear participants’ requests (e. g. I’m coming with my dog/my children/my wife/my mistress, I need a smoking room/a bathtub/a double bed for myself etc. etc.!).

The most important, especially for accommodation, is close contingent management with hotel staff. I must pay attention because all room bookings are more and more at the last minute, the sales conditions are not sufficiently flexible, and the money involved is maddening.

I am also responsible for the administration of divine [id], in particular, the accounting. It represents large volumes, and since my arrival, it has been increasing. This means a lot of work, especially with the approach of the annual balance sheet, but it also means, over the years, business has continued to increase, which is very positive!

Last, but not least, you find me onsite at the registration desk. In addition to verifying that everyone is registered and has his/her room (and calling gate crashers to order!), it is very good to see certain attendees return year after year. And it’s excellent memory training to remember all those names! Besides, the locations are very pleasant and when the congress is finished, I can enjoy the welcoming city.

So, if you want to register and/or book rooms for a group, do not hesitate to contact me. We will guarantee the best client service and we will strive to be as flexible as possible!